Smart Convert

Unstrukturierte Offenlegungen in steuerbare, wiederverwendbare Daten überführen

Von Dokumenten zu Daten – ohne Ihr Kontroll- und Governance-Framework zu gefährden

Regulatorische und produktbezogene Dokumente liegen in zahlreichen Formaten vor: PDFs, Word-Dokumente, HTML-Seiten, Dienstleister-Templates, Industriestandards sowie unterschiedliche Sprachversionen. Trotz ihres hohen Informationsgehalts bleiben diese Dokumente operativ isoliert und sind nur schwer systematisch nutzbar, vergleichbar oder kontrollierbar.

Smart Convert überführt unstrukturierte Offenlegungsdokumente in strukturierte, maschinenlesbare Daten und schafft damit eine verlässliche Grundlage für Oversight-, Vergleichs- und Compliance-Prozesse in Ihrer Organisation.

Anstatt dieselben Dokumente wiederholt über Teams, Systeme und Dienstleister hinweg manuell zu interpretieren, etabliert Smart Convert eine zentrale, governance-fähige Datenschicht, die im Einklang mit definierten Prüf- und Kontrollprozessen konsistent wiederverwendet werden kann.

Warum Smart Convert

Solange wesentliche Informationen ausschließlich in Dokumenten vorliegen, sind Organisationen auf manuelle Extraktion, fragmentierte Excel-Lösungen und stichprobenbasierte Prüfungen angewiesen – Ansätze, die mit wachsender regulatorischer Komplexität nicht skalieren. Smart Convert beseitigt diesen strukturellen Engpass, indem Offenlegungsdaten systematisch zugänglich, vergleichbar und wiederverwendbar gemacht werden, ohne grundlegende Änderungen an bestehenden Produktions- und Kontrollprozessen zu erfordern.

Messbarer Mehrwert

Bis zu 60–80 % Reduktion manueller Aufwände

Basierend auf beobachteten Ergebnissen in ausgewählten Anwendungsfällen lassen sich manuelle Aufwände für Dokumentenhandling, Datenextraktion und Abstimmung deutlich reduzieren – abhängig von Dokumentenkomplexität, Umfang und Governance-Setup.

Sofortige Verfügbarkeit strukturierter Informationen

Daten stehen unmittelbar nach Dokumentenverfügbarkeit für Review-, Reporting- und Oversight-Zwecke zur Verfügung.

So funktioniert Smart Convert

1

KI-gestützte Dokumentenanalyse

Smart Convert nutzt KI-gestützte Verfahren zur Analyse von PDFs, Word-Dateien und weiteren Formaten. Relevante Informationen werden identifiziert, während Struktur, Kontext und Dokumentenherkunft erhalten bleiben. KI-Ergebnisse sind nach dem "Human-in-the-loop" Prinzip ausgelegt.

2

Strukturierte Datenextraktion

Informationen werden in vordefinierte, standardisierte Datenmodelle extrahiert und damit konsistent über Teams und Prozesse hinweg nutzbar gemacht. Typische Datenpunkte sind Kosten, Risiken, Performancekennzahlen, ESG-Indikatoren und narrative Inhalte.

3

Wiederverwendbare Datengrundlage

Die extrahierten Daten werden zu einem wiederverwendbaren Asset. Derselbe strukturierte Datensatz kann, unter Berücksichtigung definierter Governance-, Validierungs- und Kontrollprozesse, für Vergleiche, regelbasierte Prüfungen, Reporting und Analysen genutzt werden, ohne erneute Dokumenteninterpretation.

Smart Convert ist in der Regel der erste Schritt eines umfassenden Oversight-Frameworks. Sobald Daten strukturiert vorliegen, können sie in Smart Compare und Smart Control weiterverwendet werden.

Typische Anwendungsfälle

Datenextraktion aus PRIIPs-KIDs

Extraktion von Kosten, Risikoindikatoren, Performance-Szenarien und Textbausteinen aus PRIIPs-KIDs zur strukturierten Weiterverwendung, Vergleichbarkeit und nachgelagerten Review- und Kontrollprozessen über Produkte, Versionen und Sprachfassungen hinweg.

Strukturierung von UCITS-KIIDs

Strukturierung zentraler Anlegerinformationen wie Kosten, Risiko-Ertrags-Profile und vergangene Performance zur Unterstützung von Konsistenzprüfungen, Aktualisierungen und governancebezogenen Review-Prozessen sowie Analysen.

Factsheets

Überführung umfangreicher Factsheets in strukturierte Datensätze zur Unterstützung von Oversight, Dienstleistervergleichen, der Vorbereitung regulatorischer Reportings sowie interner Governance.

ESG- und Nachhaltigkeitsangaben

Extraktion und Standardisierung ESG-bezogener Datenpunkte aus Nachhaltigkeitsangaben zur Unterstützung interner Governance-, Reporting- sowie nachgelagerter Konsistenzprüfungen und Review-Aktivitäten.

Durch Dienstleister erstellte Dokumente

Strukturierung von Daten aus durch externe Dienstleister erstellten Dokumenten zur Schaffung von Transparenz, Vergleichbarkeit und effektivem Auslagerungscontrolling.

Interne und operative Dokumente

Einsatz von Smart Convert auch jenseits regulatorischer Offenlegungen für interne Templates oder operative Dokumente zur Etablierung einer konsistenten, wiederverwendbaren Datengrundlage in der Organisation.

Entwickelt für regulierte Unternehmen

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Fachlich definierte Datenmodelle und Extraktionsumfänge

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Transparente Datenherkunft vom Quelldokument bis zum Output

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Erklärbare Ergebnisse mit vollständiger Nachvollziehbarkeit

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Nahtlose Integration in Review- und Validierungsprozesse

Entscheidungsunterstützung, keine autonome Entscheidungsfindung

Smart Convert stellt strukturierte, maschinenlesbare Daten zur Unterstützung von Review-, Vergleichs- und Oversight-Aktivitäten bereit. Es trifft keine autonomen regulatorischen, rechtlichen oder Compliance-Entscheidungen. Mit Hilfe des "Human-in-the-loop" Konzepts behält der Nutzer volle Kontrolle bezüglich Interpretation, Validierung und Entscheidungen zur weiteren Verwendung der Daten.

DSGVO-konformes Verarbeitungsmodell

Smart Convert verarbeitet Dokumente ausschließlich auf Weisung des Kunden. Kreios handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze und setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener und vertraulicher Daten um.

Bereit, manuelle Datenextraktion zu eliminieren?

Erfahren Sie, wie Smart Convert dokumentengetriebene Prozesse in steuerbare, wiederverwendbare Daten überführt – ohne bestehende Produktionsprozesse zu stören.

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